LAPORAN
1. Pengertian Laporan
Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknyandan sebab itu sukar diberikan suatu batasan pengertian yang jelas. Laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai sutu gambaran mengenai perkembangan suatu persoalaan, sampai kepada laporan yang terdiri dari bebrapa jilid buku yang masing-masing terdiri dari ratusan halaman. Laporan merupakan unsur yang sangat penting terutama dalam menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan. Laporan bisa dibuat untuk perusahaan maupun pendidikan . Dan penegrtian Laporan pun adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatau badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
2. Dasar – Dasar Laporan
a.Pemberian Laporan
Pemberian Laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan
untuk maksud tertentu atau laporan dapat pula dibuat oleh perseorangan atau
badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun
tidak diminta.
b. Penerimaan Laporan
Laporan bukan hanya dibuat oleh seseorang atau badan tetapi laporan juga
ditunjukan atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang
menerima laporan itu adalah parang atau badan yang menugaskan atau orang atau
badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu. Hubungan dan pertalian yang
berbeda antara pelapor dan penerima laporan ini akan memberi warna yang berbeda
pula dalam gaya, isi dan tujuan laporan yang akan dibuat.
c. Tujuan Laporan
Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada antara pemberi
laporan dan penerima laporan. Tujaun laoran pada umumnya berkisar pada hal-hal
berikut seperti untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan
yang lebih efektif, menegtahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah untuk
mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menentukanteknik-teknik baru.
3. Sifat Laporan
Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat berujud kebaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tuuan laporan itu. Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas, bahasa yang baik dan jelas itu dapat menimbulkan pengertian yang tepat bukan kesan taua sugesti. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang disajikan pelaporan pun harus menimbulkan kepercayaan, terutama bila laporan itu dimaksudkan untuk mengambil suatu tindakan tertentu. Laporan itu harus mengandung imaginasi dan laporan harus dibuat sempurna dan komplit yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Lapran yang baik juga tidak boleh memasukan hal-hal yang menyimpang yang mengandung prasangka atau memihak dan laporan harus disajikan secara menarik.
4.Macam – Macam Laporan
a.Laporan berbentuk Formulir Isian --> Laporan ini biasanya telah disiapkan
blangko daftar isian yang diaeahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan
ini biasanya bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka tetapi semua
angka- angka itu harus dilakuakn dengan secermat-cermatnya.
b.Laporan Berbentuk surat --> Laporan ini tidak banyak mengandung tabel, angka
atau sesuatu yang lain yang digolongkan dalam tabel dan angka. Bentuk yang
paling umum dipergunakan adalh laporan berbentuk surat. Sebuah laporan
berbentuk surat dapat dipakai untuk menyampaikan segala macam topik. Walau pun
demikian Laporan ini harus direncanakan dengan baik . Karena jenis laporan ini
dapat dipergunakan untuk macam-macam topik maka bentuk yang diambilnya juga
dapat bervariasi, bentuk yang snagat formal sampai kebentuk informal.
c.Laporan berbentuk Memorandum --> Laporan yang berbentuk memorandum (saran,
nota, catatan pendek) mirip laporan berbentuk surat , namun biasanya lebih
singkat. Laporan ini sering digunakan untuk laporan singkat .
d.Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan --> Laporan perkembangan pada
prinsipnya berbeda dari laporan keadaan . Laporan perkembangan merupakan suatu
macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan atau
tahap mana yang sudah dicapai dalam suatu usaha untuk mencapai tujuan atau
sasaran yang telah ditentukan sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi
bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondsi yang ada apda saat
laporan itu dibuat. Dengan demikian perbedaan antara kedua macam laporan ini
terletak dalam segi aksentuainya, laporan perkembangan lebih menekankan apa
yang sudah terjadi dari permulaan sampai saat laporan itu dibuat sedangkan
keadaan lebih menekankan kondisi yang ada sebagai akibat dari kejadian-
kejadian yang telah dicapai sebelumnya sampai saat laoran itu dibuat.
e.Laporan Bekala --> Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu
tertentu, bila laporan ini dibuat dalam hubungan dengan sebuah proyek maka
dapat juga dinamakan laporan perkembangan. Laporan semacam ini dapat dibuat
dalam bentuk formulir-formulir isian atau dalam bentuk memorandum.
f.Laporan Labioratoris --> Laporan ini menyampaikan hasil dari percobaan atau
kegiatan yang dilakukan dalam laboratoris, hasil laporan dilaporkan tanpa
referensi mengapa laporan ini dibuat. Laporan itu bukan hanya disajiakn hasil
kegiatan dilaboratoria tetapi juga harus menerapkan masalah-masalah khusus
bahkan kegiatan-kegiatan yang diinginkan. Unsur – unsur yang paling penting
dari sebuah kerangka laporan laobatoris adalah Halaman judul, obyek atau
tujuan, teori menyangkut teori mana yang akan diterapkan, metode / prosedur
– prosedur yang ditempuh, hasil yang dicapai dalam percobaan, diskusi atas
hasil yang dicapai, kesimpulan, apendiks dan data hasil.
g.Laporan formal dan semi-formal Laporan Formal merupakan laporan yang
memenuhi persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah, sedangkan
nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur
sepertinya yang terdapat dalam buku-buku. Ciri umum yang disajkan pegangan
apakah sebuah laporan merupakan laporan formal adalah harus ada halaman judul,
biasanya harus ada surat penyerahan, daftar isi, ikhtisar, pendahuluan,
kesimpulan dan saran, isi laporan yg terdiri dari judul – judul, nada yang
digunakan adalah nada resmi gayangnya bersifat impersonal, kalau perlu
disajiakan tabel – tabel dan angka – angka, didokumenttasikan secara khusu.
5.Struktur Laporan Formal
Unsur – unsur yang disusun menurut dua versi:
A B
Halaman Judul Halaman Judul
Surat Penyerahan Surat Penyerahan
Daftar Isi Daftar Isi
Ikhtisar Atau Abstrak Ikhtisar Atau Abstrak
Pendahuluan Kesimpulan
Isi Laporan Saran ( Rekomendasi )
Kesimpulan Pendahuluan
Saran ( Rekomendasi ) Isi Laporan
Apendiks Apendiks
Bibliografis Bibliografis
Keterangan:
a.Halaman Judul --> Pertama memuat pokok atau topik , kedua orang / badan akan menerima laporan, ketiga orang/badan membuat laporan, keempat penanggalan laporan. Laporan bersifat rutin dan berkala tidak memerlukan halam judul
b.Surat Penyerahan --> berfungsi sebagai kata pengantar sebuah buku, sifat dan panjangnya berbeda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya. Laporan yang bersifat rutin surat penyerahannya dirumuskan dalam satu atau dua kaliamt. Surat Penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan itu .
c.Daftar Isi --> Pada prinsifnya daftar isi laporan sama dengan daftra isi buku, daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu
d.Ikhtisar dan abstrak -->Ikhtisar merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat dan abstrak merupakan suatu bagian uraian yang snagt singkat jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu. Tetapi ikhtisar tidak sesingkat abstrak dan Ikhtisar dan abstrak seringkali menimbulkan masalah karena tidak ada kesepakatan umum mengenai pengertian kedua istilah itu.
e.Pendahuluan --> merupakan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latarbelakang drai masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal seperti tujuan laporan, mengapa sebuah laporan ditulis, siapa yang menyuruh atau memrintahkan membuat laporan itu, siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkan.
f.Isi Laporan --> Isi laporan menyagkut inti perseolaan dan segala sesuatu tang bertalian langsung dengan persoalaan tersebut. Laporan dapat meliputi hasil pengamatan menegnai fakta – fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya.
g.Kesimpulan dan saran --> Kesimpulan dan saran – saran yang diajukan oleh sipembuat laporan, beserta abstrak atau iktisar yang disampaikan oleh pembuat laporan tersebut. Kesimpulan diturunkan dari fakta –fakta dan lebih banyak mempersoalkan hubungan – hubungan logis sebaliknya saran – saran merupakan langkah atau alternatif – alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik – baiknya.
h.Bagian Pelengkap --> bagian yang perlu dimasukan untuk melengkapi laporan itu adalah Apendiks ( lampiranlampiran, termasuk disini surat perintah atau surat tugas bagi orang yang membuat laporan itu, foto-foto,peta) dan bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.
6.Bahasa sebuah laporan
Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahassa yang baik, jelas, dan teratur. Yang dimaksud dengan bahsa yang baik tidak perlu berarti bahwa laporan itu harus mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan. Tetapi sekurang-kurangnya dari segi sintksis bahasnaya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain, antara satu kaliamat dengan kalimat yang lain.
7.Laporan Buku
Laporan buku merupakan suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan siperguruan tinggi dan Laporan buku sebenarnya bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku – buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mahasiswa memahami isi buku – buku tersebut. Untuk memahami buku tersebut maka semua prosedur yang perlu untuk meringkaskan sebuah karangan diterapkan pula dalam laporan buku. Laporan buku cukup terdiri dari dari bagian – bagian seperti judul, pendahuluan ( mencakup surat penyerahan dan pendahuluan ), isi laopran, kesimpulan dan saran.
8.Penutup
Apa yang menjadi pokok sebuah laporan entah bidang pendidikan, perdagangan, industri, diplomasi, teknik, ilmu pengetahuan, semuanya harus disusun secara logis dan jelas. Pada bagian terakhir selalu disertai penilaian tentang baik buruknay serta saran – saran untuk mengambil tindakan bila perlu. Laporan umum maupun laporan buku sebenarnya mempunyai titik singgung dengan ringkasan, keduanya merupakan penyajian suatu pengetahuan yang lebih luas mengenai suatu hal tetapi dibuat secara lebih singkat untuk maksud tertentu.
Sumber:
Gorys Keraf.1994.Komposisi.NTT = Penerbit Nusa Indah
0 komentar: